Изпълнителен и асистент на администратора на сайта в София с оперативна поддръжка

Hewlett Packard Enterprise е глобалната компания за облачни технологии, която подобрява начина, по който хората живеят и работят. Ние помагаме на компаниите да се свързват, защитават, анализират и действат върху своите данни и приложения, където и да живеят, от периферията до облака, така че да могат да превърнат прозренията в резултати със скоростта, необходима за просперитет в днешния сложен свят. Нашата култура процъфтява в намирането на нови и по-добри начини за ускоряване на следващото. Знаем, че различният опит се цени и успяваме тук. Имаме гъвкавостта да управляваме работата и личните си нужди. Правим смели ходове заедно и сме сила за добро. Ако искате да разширите и развиете кариерата си, нашата култура ще ви прегърне. Открийте възможности с HPE.

Кандидатите, живеещи на разумно разстояние извън София, се насърчават да кандидатстват за тази позиция. HPE предлага гъвкав хибриден работен модел, който ви позволява да работите от вкъщи и ще се очаква да идвате в офиса няколко пъти седмично, за да си сътрудничите и да се свързвате с вашите колеги. Нашите рекрутери ще ви разкажат повече за това по време на етапа на интервюто.

Изпълнителният и асистентът на администратора на сайта в София с оперативна поддръжка е отговорен за изпълнението на задачи по обща административна поддръжка, включени в организацията на веригата за доставки на HPE Pointnext Services, и също така отговаря за осигуряването на доставка на материали чрез тактически дейности по снабдяване за всички части в рамките на възложеното портфолио.

Специфика на работата/отговорности:

Подпомага членовете на екипа на PTS SC GO като надзорни и ненадзорни с различни задачи за административна поддръжка. Тези задачи могат да включват, но не се ограничават до общо архивиране и поддържане на записи, събиране на данни за отчети, подпомагане при административни задачи, свързани с бюджета(ите) на разходния(те) център(ове), насрочване на срещи и срещи, поддръжка на календар за един или повече служители, отговаряне/проверка на телефонни обаждания, разпространение на поща, поздравяване/придружаване на посетители, подпомагане на нови служители, дублиране и други установени общи административни задачи.
Изготвя отчети за разходите, изготвяне/редактиране на презентации.
Организира пътувания /хотел, резервации за трансфер до летището, предоставяне на достъп до съоръжения на HPE/
Ясно и ефективно комуникира с другите в бизнес обстановката (клиенти, ръководство, отчети и колеги).
Координира работата в работното звено и с други работни звена/отдели, както вътрешни, така и евентуално външни за компанията.
Може да помогне в подкрепа на общата административна работа за един или повече професионални служители, различни от прекия ръководител.
Работата се извършва с минимален надзор и заданията могат да се изпълняват без установени процедури.
Ефективно организира, управлява и контролира виртуални и лични срещи/събития.
Прилага разбирането на операциите на HPE, за да поддържа ефективността на управлението и отзивчивостта.
Управление на офис среда – проявява загриженост и гостоприемство в подпомагане на исканията на служителите и допринася за цялостната професионална атмосфера на работното място.
Проследяване и управление на работното време на членовете на екипа на ниво обект – навременно и точно подаване и отчитане.
Поддръжка на задачи на администратора – тракери за проследяване на борда и планиране на места. 
Административна поддръжка на OnProcess – осигурява навременно и подходящо управление на системни акаунти: домейн, достъп до пощенска кутия, прекратяване на акаунт.
Участва в годишни програми за обет на глобално ниво SC.
Гарантира, че всички обучения, свързани със стандартите на HPE, са изпълнени от всички членове на екипа на GO, изготвя доклади за тях, когато е необходимо.
Поддържа комуникационен календар на GO, който включва, но не се ограничава до срещи на всички членове на екипа, комуникационни пакети, списания, видеоклипове на лидери.
Създава и изпълнява програми за развитие на хората.
Поддръжка на всички необходими споделящи точки.
Подготвя слайдове и необходимия ad hoc анализ
Създава SOW, акаунти, домейни, финансов бюджет и проследяване на месечни фактури, свързани с CW договори.
 

Supply Chain Sofia Site Admin Assistant Support:

Изпълнява задачи по тактическа и стратегическа административна поддръжка на ръководния екип на PTS SC на софийската организация. Задачите могат да включват, но не се ограничават до поддържане на ключови записи, събиране на данни за отчети, административни задачи, свързани с бюджетния процес, насрочване на срещи и срещи, поддържане на календар, отговаряне/отсяване/насочване на телефонни обаждания, изготвяне на отчети за разходите, подготовка/редактиране презентации, организиране на пътувания, наставничество на общия административен персонал на отдела и други установени общи административни изисквания на организацията.
Глобално подпомагане на недвижимите имоти – управлява офис пространство, бюра, оборудване. Гарантира, че всички екипи са разпределени по подходящ начин в офиса, като се вземат предвид техните планове за намаляване/растеж. Преместванията на бюра се планират и съобщават предварително, а движенията се управляват гладко.
Поръчва активи на HPE – предвиждане на необходимия хардуер, поръчване чрез PO, съхранение на всички активи и рециклиране чрез Facilities услуги. Поръчва офис консумативи по заявка.
Организира медицинските прегледи за екипите на HPE Pointnext Services Supply Chain – резервиране на конферентни зали, определяне на график за посещения и изпращане на комуникация.
Управление на PDL на сайта – гарантира, че има подходящи PDL за бизнес групите в сайта на София и те се поддържат актуални.
Поддържа екипите за управление на веригата за доставки на PTS Sofia с различни задачи – както планирани, така и ad hoc.
Участва активно във всички дейности по ангажиране на веригата за доставки на Sofia Site.
Изпраща покани за визи в Имиграционния отдел.
Координира административната работа в рамките на отдела/отдела, работи с други отдели/отдели и фирми в обект София.
Прилага експертен опит и аналитични умения по даден предмет, за да оцени въздействието на промяната на процеса от оперативна гледна точка. Директно комуникира със собствениците на процеси/заинтересованите страни относно свързани задачи и оперативни актуализации.
Гарантира, че процесите се следват и планираните задачи се изпълняват навреме. Предлага и изпълнява коригиращи/превантивни действия с цел подобряване на процеса.
Носи отговорност за съответната документация и управление на данни.
Управлява финансите на проекта / процеса; предоставя надеждни финансови прогнози на ръководството. Управлява връзките със заинтересованите страни от първо ниво.
 

Основни резултати/отговорности:

Отговаря за всички административни задачи – както планирани, така и ad hoc, поискани от прекия мениджър или други мениджъри в рамките на GO Leadership или Team Sofia Site Management Team.
Отговорен за поддържане на ключови записи, събиране на данни за отчети, административни задачи, свързани с бюджетния процес, планиране на срещи и срещи, поддържане на календар, отговаряне/проверка/насочване на телефонни обаждания, изготвяне на отчети за разходите, подготовка/редактиране на презентации, организиране на пътувания, наставничество на общ административен персонал на отдела и други установени общи административни изисквания на организацията.
Следва стриктно установените процеси и процедури на PTS SC и София на сайта и екипа.
 

Изисква се образование (степен) и професионален опит:

Бакалавър
Предишен опит на подобна позиция е предимство
Задаване на приоритет/управление на времето – демонстрира чувствителност към управление на времето при планиране, разпределяне и приоритизиране на ангажименти
 

Други изисквания:

Владее писмено и устно английски език
Приоритизиране на задачите и проследяване до завършване без надзор
 

Лични умения и качества:

Отлични писмени и устни комуникационни умения
Много добри организационни умения
Силни умения за изпълнение
Отборен играч
Способност за преследване и постигане на оперативни резултати и за довеждане на проблеми до приключване
Способност за ефективна комуникация извън националните и културни граници
Добри умения за водене на преговори
 

Технически умения:

Добри компютърни умения
Power point презентации
Ариба
Опит в SAP/ERP системи е предимство
MS Office (особено MS Excel)
 

HPE е работодател с равни възможности за заетост/ветерани/инвалиди/ЛГБТ и положително действие. Ние сме отдадени на разнообразието и изграждането на екип, който представя различни среди, гледни точки и умения. Ние не дискриминираме и всички решения, които вземаме, се вземат въз основа на квалификация, заслуги и бизнес нужди. Нашата цел е да бъдем един глобален разнообразен екип, който е представителен за нашите клиенти, в приобщаваща среда, в която можем да продължим да иновираме и да растем заедно.