Виконавчий та помічник адміністратора сайту Софії з операційною підтримкою

Hewlett Packard Enterprise — це глобальна компанія, яка займається від краю до хмари та покращує спосіб життя та роботи людей. Ми допомагаємо компаніям підключатися, захищати, аналізувати та діяти на основі своїх даних і додатків, де б вони не жили, від периферії до хмари, щоб вони могли перетворювати інформацію на результати зі швидкістю, необхідною для процвітання в сучасному складному світі. Наша культура процвітає завдяки пошуку нових і кращих способів прискорити те, що буде далі. Ми знаємо, що тут цінують різноманітне походження та досягають успіху. У нас є гнучкість, щоб керувати нашою роботою та особистими потребами. Ми робимо сміливі кроки разом і є силою добра. Якщо ви прагнете розширити свою кар’єру, наша культура прийме вас. Відкрийте нові можливості з HPE.

Кандидати, які живуть на розумній відстані за межами Софії, заохочуються подати заявку на цю посаду. HPE пропонує гнучку гібридну модель роботи, яка дає вам змогу працювати вдома, і вам доведеться приходити в офіс кілька разів на тиждень, щоб співпрацювати та спілкуватися з колегами. Детальніше про це наші рекрутери розкажуть на етапі співбесіди.

Виконавчий і помічник адміністратора сайту Софія з операційної підтримки відповідає за виконання завдань загальної адміністративної підтримки, пов’язаних з ланцюгом поставок HPE Pointnext Services, а також відповідає за забезпечення постачання матеріалів через тактичну закупівлю для всіх частин у межах призначеного портфоліо.

Специфіка роботи/обов'язки:

Допомагає наглядовим і ненаглядовим членам команди PTS SC GO у виконанні різноманітних адміністративних завдань. Ці завдання можуть включати, але не обмежуються цим, загальне ведення файлів і записів, збирання даних для звітів, допомога в адміністративних завданнях, пов’язаних із бюджетом(ами) центру(ів), планування зустрічей і зустрічей, ведення календаря для одного або кількох співробітників, відповіді на телефонні дзвінки/перевірки телефонних дзвінків, розповсюдження пошти, привітання/супроводження відвідувачів, надання допомоги новим співробітникам, дублювання та інші встановлені загальні адміністративні завдання.
Готує звіти про витрати, готує/редагує презентації.
Організовує поїздки /бронювання готелів, трансферів до аеропорту, надання доступу до об’єктів HPE/
Чітко та ефективно спілкується з іншими в діловому середовищі (клієнтами, керівництвом, звітами та колегами).
Координує роботу всередині робочого підрозділу та з іншими робочими підрозділами/відділами, як внутрішніми, так і, можливо, зовнішніми щодо компанії.
Може допомагати у підтримці загальної адміністративної роботи для одного чи кількох професійних працівників, окрім безпосереднього керівника.
Робота виконується з мінімальним наглядом, і завдання можуть бути виконані без встановлених процедур.
Ефективно організовує, проводить і контролює віртуальні та особисті зустрічі/події.
Застосовує розуміння операцій HPE для підтримки ефективності управління та оперативності.
Управління офісним середовищем – демонструє турботливість і доброзичливість у виконанні запитів співробітників і сприяє створенню загальної професійної атмосфери на робочому місці.
Відстеження та управління робочим часом членів команди на рівні об’єкта – своєчасне та точне подання та звітування.
Підтримка завдань адміністратора – трекери реєстрації та планування місць. 
Підтримка адміністратора OnProcess – забезпечує своєчасне та належне керування обліковими записами системи: доступ до домену, поштової скриньки, припинення дії облікового запису.
Бере участь у щорічних програмах VoW на глобальному рівні SC.
Забезпечує проходження всіма тренінгами, пов’язаними зі стандартами HPE, усіма членами команди GO, готує звіти про них, якщо це необхідно.
Веде календар спілкування GO, який включає, але не обмежується зустрічами всіх членів команди, комунікаційними пакетами, журналами, відео лідерів.
Створює та виконує програми розвитку персоналу.
Обслуговування всіх необхідних точок розподілу.
Готує слайди та необхідний спеціальний аналіз
Створює SOW, облікові записи, домени, фінансовий бюджет і відстежує щомісячні рахунки-фактури, пов’язані з контрактами CW.
 

Помічник адміністратора сайту Supply Chain Sofia:

Виконує завдання тактичної та стратегічної адміністративної підтримки для команди управління PTS SC організації Sofia. Завдання можуть включати, але не обмежуючись цим, ведення ключових записів, збирання даних для звітів, адміністративні завдання, пов’язані з бюджетним процесом, планування зустрічей і нарад, ведення календаря, відповіді на телефонні дзвінки/програвання/маршрутизацію, підготовку звітів про витрати, підготовку/редагування презентації, організація поїздок, наставництво загального адміністративного персоналу відділу та інші встановлені загальні адміністративні вимоги організації.
Global Real Estate facilitating – керує офісними приміщеннями, столами, обладнанням. Забезпечує належний розподіл усіх команд в офісі з урахуванням їхніх планів скорочення/зростання. Переміщення робочих столів планується та повідомляється заздалегідь, а переміщення керуються плавно.
Замовлення активів HPE – прогнозування необхідного обладнання, замовлення через замовлення на замовлення, зберігання всіх активів і переробка за допомогою служб Facilities. Замовлення канцелярських витратних матеріалів за заявкою.
Організовує медичні огляди для команд ланцюгів постачання послуг HPE Pointnext – бронювання конференц-залів, встановлення розкладу відвідувань і надсилання повідомлень.
Управління PDL на сайті – забезпечує наявність відповідних PDL для бізнес-груп на сайті Софії та їх актуальність.
Підтримує команди управління ланцюгами поставок PTS Sofia з різними завданнями – як запланованими, так і спеціальними.
Бере активну участь у всіх заходах із залучення ланцюга поставок на майданчик у Софії.
Подає візові запрошення у відділ імміграції.
Координує адміністративну роботу в межах департаменту/відділу, роботу з іншими департаментами/відділами та компаніями на майданчику в Софії.
Застосовує предметний досвід і аналітичні навички для оцінки впливу змін процесу з операційної точки зору. Безпосередньо спілкується з власниками процесів/зацікавленими сторонами щодо відповідних завдань і операційних оновлень.
Забезпечує дотримання процесів і виконання запланованих завдань вчасно. Пропонує та виконує коригувальні/попереджувальні дії, спрямовані на покращення процесу.
Нести відповідальність за відповідну документацію та управління даними.
Керує фінансами проекту / процесу; надає керівництву надійні фінансові прогнози. Керує відносинами із зацікавленими сторонами першого рівня.
 

Основні результати/звітність:

Відповідає за всі адміністративні завдання – як заплановані, так і спеціальні, за запитом прямого керівника чи інших керівників із керівництва GO або команди управління сайтом Team Sofia.
Відповідає за ведення ключових записів, збір даних для звітів, адміністративні завдання, пов’язані з бюджетним процесом, планування зустрічей і зустрічей, ведення календаря, відповіді/прогляд/маршрутизацію телефонних дзвінків, підготовку звітів про витрати, підготовку/редагування презентацій, організацію поїздок, наставництво загальний адміністративний склад відділу та інші встановлені загальні адміністративні вимоги організації.
Суворо дотримується встановлених процесів і процедур PTS SC і Sofia.
 

Обов'язкова освіта (ступінь) та професійний досвід:

Диплом бакалавра
Попередній досвід роботи на аналогічній посаді є перевагою
Встановлення пріоритетів/управління часом – демонструє чутливість до управління часом під час планування, розподілу та пріоритетності зобов’язань
 

Інші вимоги:

Вільно володіє письмовою та усною англійською
Пріоритезація завдань і подальше виконання без нагляду
 

Особисті навички та якості:

Відмінні письмові та усні комунікативні навички
Дуже хороші організаторські здібності
Сильні навички виконання
Командний гравець
Здатність переслідувати та досягати оперативних результатів, а також доводити проблеми до закриття
Здатність до ефективного спілкування через національні та культурні кордони
Хороші навички переговорів
 

Технічні навички:

Хороші знання ПК
Презентації Power Point
Аріба
Досвід роботи в системі SAP/ERP є перевагою
MS Office (особливо MS Excel)
 

HPE є роботодавцем рівних можливостей працевлаштування/ветеранів/інвалідів/ЛГБТ та роботодавця позитивних дій. Ми прагнемо до різноманітності та створити команду, яка представляє різноманітний досвід, точки зору та навички. Ми не дискримінуємо, і всі рішення, які ми приймаємо, приймаються на основі кваліфікації, заслуг і потреб бізнесу. Наша мета — бути єдиною глобальною командою, яка представляє наших клієнтів, в інклюзивному середовищі, де ми можемо продовжувати впроваджувати інновації та розвиватися разом.